DUO gebruikt verschillende categorieën persoonsgegevens om te bepalen of u recht hebt op studiefinanciering (inclusief het studentenreisproduct en de bestuursbeurs), de studiefinanciering uit te betalen en te administreren. Het besluit over het wel of niet verstrekken van studiefinanciering wordt geautomatiseerd gemaakt.

Als u een beurs voor uitwonenden krijgt, controleert DUO uw inschrijvingsgegevens bij de gemeente. Ook controleren we door middel van huisbezoeken, op basis van een aselecte steekproef. DUO maakt hierbij geen gebruik van het profiel van een persoon. Besluiten in het kader van het controleren van de uitwonendenbeurs worden niet geautomatiseerd gemaakt, maar altijd door een medewerker genomen.

DUO gebruikt verschillende categorieën persoonsgegevens bij de verstrekking, het beheer en de controle van de studiefinanciering:

• personalia zoals naam, geslacht, burgerlijke staat, geboortedatum en geboorteplaats
• contactgegevens, zoals adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres
• relatiegegevens zoals naam en adres van uw ouders, partner(s) en kinderen en (wettelijke) vertegenwoordigers
• woongegevens en woonsituatie, zoals woningoppervlakte of dat u uit- of thuiswoont
• opleidingsgegevens, bijvoorbeeld over onderwijsinstelling en diplomagegevens
• financiële gegevens, zoals de hoogte van toekenningen, inkomen en het rekeningnummer
• identificerende nummers, zoals burgerservicenummer (BSN) en onderwijsnummer
• identiteitsbewijsgegevens, zoals paspoort en identiteitskaart
• gegevens over uw contacten met DUO, zoals e-mailcontact
• accountgegevens voor Mijn DUO
• vervoersgerelateerde gegevens, zoals reisbewegingen in het openbaar vervoer

Wanneer u zich inschrijft voor een opleiding legt DUO dit vast in het register onderwijsdeelnemers. De gegevens die in dit register worden vastgelegd worden gebruikt voor het toekennen van studiefinanciering, de bekostiging van onderwijsinstellingen door het ministerie van OCW, uitvoering van toelatings- en inschrijvingsprocedures door onderwijsinstellingen, en de uitvoering van wettelijke taken door andere bestuursorganen. DUO gebruikt verschillende categorieën persoonsgegevens voor het bijhouden van de onderwijsregisters.

• personalia zoals naam, geslacht, burgerlijke staat, geboortedatum en geboorteplaats
• contactgegevens, zoals adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres
• opleidingsgegevens, bijvoorbeeld over onderwijsinstelling en diplomagegevens
• financiële gegevens, zoals de hoogte van toekenningen, inkomen en het rekeningnummer
• identificerende nummers, zoals burgerservicenummer (BSN) en onderwijsnummer
• gegevens over uw contacten met DUO, zoals e-mailcontact
• accountgegevens voor Mijn DUO

Als u een diploma hebt behaald aan een Nederlandse onderwijsinstelling neemt DUO deze gegevens op in het register onderwijsdeelnemers en in Mijn diploma’s. Daarnaast verwerkt DUO uw persoonsgegevens als u een diploma bij een buitenlandse onderwijsinstelling hebt behaald en in verband hiermee een Nederlandse titel hebt aangevraagd. 

DUO gebruikt verschillende categorieën persoonsgegevens bij het beheren van Mijn diploma’s en om u een titel te verstrekken: 

• personalia zoals naam, geslacht, geboortedatum en geboorteplaats 
• contactgegevens, zoals adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres 
• opleidingsgegevens, bijvoorbeeld naam opleiding, onderwijsinstelling en diplomagegevens 
• identificerende nummers, bijvoorbeeld burgerservicenummer (BSN) en onderwijsnummer 
• identiteitsbewijsgegevens, zoals paspoort of identiteitskaart 

DUO verwerkt in sommige gevallen ook categorieën van bijzondere persoonsgegevens. Dat zijn gegevens die zo privacygevoelig zijn dat het grote impact op iemand kan hebben als ze worden verwerkt. DUO verwerkt alleen bijzondere persoonsgegevens voor het uitvoeren van specifieke taken en wanneer hiervoor een wettelijke grondslag is, bijvoorbeeld:

• gegevens over gezondheid, zoals medische gegevens of een doktersverklaring 
• gegevens over etnische afkomst, een combinatie van nationaliteit, geboorteland en/of land van herkomst
• gegevens over religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, bijvoorbeeld als u een geestelijk bedienaar bent 
• gegevens over strafrechtelijke veroordelingen en strafrechtelijke feiten

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Op basis van de bewaartermijnen die zijn opgenomen in de selectielijst van de Archiefwet, bewaren wij uw gegevens. In het AVG-register van de Rijksoverheid vindt u per verwerking de bewaartermijn.

Uw persoonsgegevens worden alléén in bepaalde gevallen doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld als u een aanvraag studiefinanciering doet als inwoner van het Caribisch deel van het Koninkrijk.

In het AVG-register van de Rijksoverheid vindt u gedetailleerde informatie over alle verwerkingen die bij DUO plaatsvinden het kader van de hierboven beschreven onderwerpen.