Inschrijven leerling

Leerling identificeren

Wilt u een leerling inschrijven in uw administratie, omdat hij binnen een jaar op uw instelling komt? Stuur eerst de persoonsgegevens van de leerling naar het Register Onderwijsdeelnemers (ROD) met een bericht 'Identificatieverzoek'. ROD controleert dan de gegevens bij de Basisregistratie Personen (BRP). U krijgt in de terugkoppeling in uw administratie het burgerservicenummer (BSN) of onderwijsnummer van de leerling. Gebruik dit nummer om de leerling in te schrijven.

Leerling inschrijven

Registreer de inschrijvingsgegevens van de leerling in uw administratie en wissel dit uit met ROD. ROD controleert of de inschrijving in aanmerking komt voor bekostiging en geeft een voorlopige bekostigingsstatus af. Voor de bekostiging moeten leerlinggegevens vóór 15 oktober in ROD staan.

Zit er nog een fout in de gegevens, dan ontvangt u een signaal in uw administratie. Pas eventueel de gegevens aan en wissel de inschrijving opnieuw uit met ROD.

Meer informatie vindt u in de handleiding Handleiding Register Onderwijsdeelnemers vavo.

• Handleiding Register Onderwijsdeelnemers vavopdf, 398kb

Leerling uit Duitsland of België

Een leerling die over de grens woont, schrijft u in uw administratie in met burgerservicenummer, geboortedatum, geslacht en landcode. De landcode voor België is 5010 en die voor Duitsland 9089. Gebruik geen adresgegevens: dit leidt tot een afkeuring.

Hebt u geen burgerservicenummer van de leerling? Schrijf de leerling dan in zonder burgerservicenummer, met de volledige naam, de geboortedatum, het geslacht en in deze gevallen wél met het volledige adres. Gebruik het formele woonadres van de leerling. Dit is het adres waarop de leerling bij de (eventueel buitenlandse) gemeente is ingeschreven.

Gezakt voor vo

Gezakte leerlingen van 16 en 17 jaar kunnen door een vo-school worden uitbesteed aan het vavo. Zij blijven ingeschreven staan op hun eigen vo-school. De vo-school blijft verantwoordelijk voor het aanleveren van de inschrijfgegevens aan ROD. De vavo-instelling levert de examengegevens aan ROD. Ook leerlingen van 18 jaar en ouder kunnen worden uitbesteed. Voor hen geldt daarnaast dat sprake moet zijn van ononderbroken onderwijs in het voortgezet onderwijs of daarmee op grond van de Leerplichtwet 1969 gelijkgesteld onderwijs.

Mutaties persoonsgegevens

Als in de Basisregistratie Personen (BRP) persoonsgegevens gewijzigd worden, dan stuurt DUO deze gegevens naar de instelling waar de leerling staat ingeschreven. De instelling ontvangt dan een bericht ‘spontane mutatie’. Bijvoorbeeld na een verhuizing. Neem de gewijzigde persoonsgegevens over in uw administratie.

Dubbele inschrijving oplossen

Een leerling mag niet op 2 instellingen tegelijk ingeschreven staan. U moet een dubbele inschrijving zo snel mogelijk oplossen. Stem de inschrijfdatum en de uitschrijfdatum af met de andere instelling.

U ontvangt een bericht over de dubbele inschrijving in uw administratie of in het kwaliteitscontrolebestand in Mijn DUO. U ziet hier de instellingscode van de andere instelling. De in- en uitschrijfdatum kunt u terugvinden in het leerlingdossier in Mijn DUO.

Handmatige mutaties

Kunt u een mutatie zelf niet meer uitvoeren en uw softwareleverancier ook niet? Alleen in dat geval kunnen wij de mutatie voor u uitvoeren.

1. Log in op Mijn DUO.
2. Ga naar ROD.
3. Ga naar Verzoek handmatige mutatie en vul de gevraagde gegevens in.
4. Als het nodig is een bijlage mee te sturen, dan kunt u die uploaden via bestandsuitwisseling. Bijvoorbeeld een kopie diploma. Verwijs in het Verzoek handmatige mutatie naar de bijlage.

Om een handmatige mutatie te kunnen doen, hebt u in Mijn DUO de rol ‘BRON-VO verzoek Handmatige Mutatie’ of ‘BRON-VAVO verzoek Handmatige Mutatie’ nodig. De beheerder bij uw school kan deze rol aan uw account koppelen. Het kenmerk moet de instellingscode van uw school zijn.

U kunt uw vraag telefonisch of per mail stellen.

Mailen

Stel uw vraag via ipo@duo.nl. Vermeld uw instellingscode of bestuursnummer. We beantwoorden uw mail binnen 3 werkdagen.

Bellen

U kunt ons bellen op 050 599 90 00 op werkdagen van 9.00 tot 13.00 uur.