ROD-gemeentelevering

DUO levert gegevens over inschrijvingen, diploma’s, vrijstellingen en wijzigingen van persoonsgegevens aan gemeenten. Gemeenten krijgen deze gegevens geautomatiseerd via het berichtenverkeer tussen hun administratiepakket en het Register Onderwijsdeelnemers (ROD).

In de ROD-gemeentelevering staat informatie over jongeren die binnen de doelgroep

Dit zijn jongeren die tussen de 4 en 27 jaar oud zijn, geen startkwalificatie hebben en wonen in het werkgebied van de gemeente.

vallen.

Inschrijvingen

1. De onderwijsinstelling wisselt inschrijvingsgegevens uit met ROD.
2. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling/student binnen de doelgroep valt.
3. DUO levert de volgende inschrijvingsgegevens via het softwarepakket aan de gemeente/het doorstroompunt:
   • nieuwe inschrijvingen
   • wijzigingen van inschrijvingen
   • uitschrijvingen
   • verwijderde inschrijvingen

Praktijkvoorbeeld

Een leerling wordt op 23 oktober 4 jaar en gaat voor het eerst naar school. De school schrijft de leerling in en wisselt de inschrijving succesvol uit met ROD.

1. De inschrijving wordt opgenomen in ROD. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling binnen de doelgroep valt (ja).
2. De gemeente waar de leerling woont, krijgt de volgende gegevens van de leerling in een bericht ‘Notificatie inschrijving’:
   • Burgerservicenummer of onderwijsnummer
   • Gemeentecode
   • Instellingscode
   • Inschrijvingsvolgnummer
   • Onderwijslocatiecode en onderwijsaanbiederscode
   • Type school (bo, sbo, so of vso)
   • Datum inschrijving
   • Startkwalificatie (in dit geval: nee)

Diploma's

1. De onderwijsinstelling wisselt diplomagegevens uit met ROD.
2. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling/student binnen de doelgroep valt.
3. DUO levert de volgende diplomagegevens via het softwarepakket aan de gemeente/het doorstroompunt:
   • nieuwe diploma’s
   • wijzigingen van diploma’s
   • verwijderingen van diploma’s

Praktijkvoorbeeld

Een 20-jarige student op een mbo-instelling haalt in juni 2025 een diploma op niveau 3. De student heeft met dit diploma een startkwalificatie gehaald. De onderwijsinstelling wisselt de examengegevens uit met ROD.

1. De gewijzigde gegevens worden opgenomen in ROD. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de student binnen de doelgroep valt (ja).
2. De gemeente waar de student woont, krijgt de gegevens over het diploma in een ‘Notificatie diploma’:
   • Burgerservicenummer of onderwijsnummer
   • Gemeentecode
   • Instellingscode
   • Resultaatvolgnummer
   • Soort diploma (mbo)
   • Niveau (mbo-3)
   • Datum diploma
   • Startkwalificatie (in dit geval: ja)

Vrijstellingen

1. De leerplichtambtenaar legt een vrijstelling vast in ROD.
2. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling/student binnen de doelgroep valt.
3. DUO levert de volgende vrijstellingsgegevens via het softwarepakket aan de gemeente/het doorstroompunt:
   • nieuwe vrijstelling
   • wijzigingen van een vrijstelling
   • verwijderingen van een vrijstelling

Persoonsmutaties

1. Persoonsgegevens worden gewijzigd in de Basisregistratie Personen (BRP) of bij de onderwijsinstelling.
2. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling/student binnen de doelgroep valt. En of het nodig is de gemeente te informeren. Krijgt u de gegevens via de BRP, dan krijgt u deze niet van DUO.
3. DUO levert gegevens van de leerling/student via het softwarepakket aan de gemeente/doorstroompunt bij bijvoorbeeld een verhuizing naar een andere gemeente, bij een wijziging van een persoonsgebonden nummer of bij het overlijden van een jongere.

Praktijkvoorbeeld

Een leerling in het voorgezet onderwijs verhuist van gemeente Assen naar gemeente Groningen. De leerling staat in ROD met een onderwijsnummer.

1. De gewijzigde gegevens worden opgenomen in ROD. Voor de ROD-gemeentelevering wordt gecontroleerd of de leerling binnen de doelgroep valt (ja).
2. Gemeente Assen krijgt een notificatie ‘Verhuizing uit gemeente’. In de notificatie staat de datum van de verhuizing en de gemeente waar de leerling naartoe is verhuisd.
3. Gemeente Groningen krijgt een actueel totaalbeeld van de leerling met daarin de vo-inschrijving. Het nieuwe adres staat daar niet in. Bij deze leerling met een onderwijsnummer is het wel mogelijk het adres op te vragen. De gemeente ontvangt dit immers niet via de BRP.

Totaaloverzicht opvragen

Een gemeente kan een totaaloverzicht van een leerling of student uit de doelgroep opvragen. U kunt kiezen of u alleen de actuele gegevens wilt, of de complete historie van de leerling/student.

Heeft een leerling of student een onderwijsnummer in ROD? Dan kunt u de geregistreerde persoonsgegevens opvragen. Deze optie bieden we, omdat de gemeente deze gegevens niet uit de Basisregistratie Personen kan opvragen.

Machtigingen

Een gemeente geeft met een machtiging toestemming aan de softwareleverancier van hun administratiepakket om de ROD-gemeentelevering via een veilige verbinding tussen DUO en het administratiepakket te ontvangen. Gebruik deze machtiging ook bij een overstap naar een andere softwareleverancier.

Het is ook mogelijk om een andere gemeente, doorstroompuntregio of uitvoerende instantie te machtigen. De gemachtigde partij krijgt dan de gegevens van uw gemeente. Gebruik hiervoor het formulier Machtiging gemeente ROD-gemeentelevering.

• Machtiging softwareleverancier ROD-gemeenteleveringpdf, 63kb
• Machtiging gemeente ROD-gemeenteleveringpdf, 71kb

U kunt uw vraag telefonisch of per mail stellen.

Mailen

Stel uw vraag via verzuim@duo.nl.

Bellen

U kunt ons bellen op 050 599 90 00 op werkdagen van 9.00 tot 13.00 uur. Deze contactgegevens zijn bedoeld voor gemeenten en onderwijsinstellingen. Hebt u als ouder of verzorger een vraag over het verzuim van uw kind? Of hebt u zorgen over het verzuim van een leerling in uw omgeving? Bespreek dit dan met de school of de leerplichtambtenaar van de gemeente.